PENGORGANISASIAN Asas-Asas Manajemen ISIP4111

PENGORGANISASIAN

            Seringkali kita  mengatakan bahwa orang  yang baik bisa membuat setiap pola organisasi menjadi berhasil. Malahan pernah ada yang mengatakan bahwa kekaburan dalam organisasi baik untuk memaksa orang bekerja dalam tim, karena mereka tahu bahwa mereka harus bekerja sama untuk menyelesaikan sesuatu. Namun tidak dapat diragukan, bahwa orang yang baik  dan mereka yang mau bekerja sama akan melakukannya paling efektif kalau mereka tahu bagian yang harus mereka lakukan dalam setiap usaha bersama dan bagaimana peran mereka  berhubungan satu dengan yang lain. Hal ini sama benarnya dalam dunia usaha atau pemerintahan seperti dalam sepak bola atau bola voli. Perancangan dan  pemeliharaan sistem peran ini pada dasarnya merupakan fungsi manajerial dalam hal Pengorganisasian.

            Agar peran organisasi terbentuk dan bermakna bagi orang-orang, peran  itu harus  mencakup; (1) sejumlah tujuan yang dapat diverifikasi; (2) konsep yang jelas mengenai kewajiban atau aktivitas yang terlibat; (3) bidang kebijakan atau otoritas yang dimengerti, sehingga orang  yang memainkannya tahu apa yang dapat dilakukannya untuk memperoleh hasil. Selain itu, untuk menjadikan suatu peran dapat dioperasikan, harus tersedia informasi yang diperlukan dan sarana lain serta sumber-sumber yang penting bagi pelaksanaan suatu peran.

Pengorganisasian sebagai Suatu Proses

                Di saat kita memandang organisasi sebagais suatu proses, jelaslah bahwa banyak input yang harus diperhatikan. Pertama-tama struktur itu harus mencerminkan tujuan-tujuan dan rencana-rencana karena aktivitas perusahaan diturunkan dari situ. Kedua, struktur itu harus mencerminkan otoritas yang tersedia bagi manajer-manajer perusahaan; hal itu tergantung dari lembaga-lembaga sosial seperti hak milik  pribadi, pemerintahan representatif,dan kebiasaan setempat berupa adat, kode dan undang-undang yang membatasi. Jadi, otoritas dalam organisasi tertentu adalah hal yang ditentukan secara sosial untuk menjalankan kebijakan; dengan demikian organisasi  demikian dapat diubah. Ketiga , struktur organisasi, seperti  rencana manapun harus mencerminkan lingkungannya. Keempat, organisasi itu harus diisi dengan staf yang terdiri dari orang-orang. Jelaslah, pengelompokkan aktivitas dan penyediaan otoritas dari sebuah struktur organisasi harus memperhitungkan pembatasan-pembatasan dan kebiasaan orang-orang tersebut.

Oleh karena itu,  pelaksana-pelaksana dari manajemen diharapkan akan lebih baik dalam mendesain suatu struktur yang tepat kalau mereka mengerti teori dasar dan memakainya sebagai suatu alat diagnosis dan pembimbing untuk menciptkan sebuah struktur yang akan paling baik melayani kebutuhan-kebutuhan dalam keadaan tertentu.

Tingkat-tingkat Organisasi dan Rentang Manajemen

Meskipun  alasan untuk mengorganisasi adalah untuk membuat agar kerja sama manusia efektif, dapat ditemukan adanya sebab-sebab dari tingkat-tingkat organisasi dalam pembatasan rentang manajemen. Dengan kata lain, karena ada batas pada jumlah orang-orang yang bisa diawasi seorang manajer, meskipun batas itu berbeda-beda tergantung dari situasi-situasi, hasilnya ialah adanya tingkat-tngkat organisasi.

Masalah-masalah yang sering timbul dengan tingkatan-tingkatan adalah :

1.    Semakin banyak tingkatan, maka semakin banyak biaya yang dikeluarkan. Hal ini karena, semakin banyak tingkatan, tentunya semakin banyak usaha dan uang yang dikorbankan untuk mengelola, disebabkan oleh tambahan manajer, staf untuk membantu mereka dan kebutuhan untuk menkoordinasi aktivitas departemen, ditambah biaya fasilitas untuk pegawai itu.

2.    Tingkat-tingkat departemen memperumit komunikasi. Sebuah perusahaan dengan banyak tingkatan akan menemui kesulitan  untuk mengkomunikasikan tujuan-tujuan, rencana-rencana dan kebijakan-kebijakan ke seluruh struktur organisasi daripada  perusahaan di mana manajer atasan berkomunikasi langsung dengan pegawai-pegawai tingkat paling rendah. Seringkali  timbul salah paham terjadi waktu infomasi turun atau kehilangan informasi dan lain-lain.

3.    Pengawasan menjadi lebih sulit semakin tingkatan  dan manajer ditambah, sedangkan  pada saat yang bersamaaan kerumitan perencanaan dan kesulitan komunikasi membuat pengawasan itu lebih penting.

Faktor – faktor yang menentukan suatu rentang menjadi efektif adalah :

1.    Pelatihan  para  bawahan.  Bawahan yang dilatih dengan baik, tidak hanya tidak memerlukan banyak waktu manajer tetapi juga tidak begitu banyak kontak dengan atasan mereka.

2.    Kejelasan pendelegasian otoritas.  Jikalau seorang manajer dengan jelas mendelegasi otoritas untuk melaksanakan tugas yang didefinisikan dengan baik, maka seorang bawahan yang terlatih akan dapat menyelesaikannya dengan waktu dan perhatian sang manajer yang minim.

3.    Kejelasan rencana. Jikalau rencana-rencana itu didefinisikan dengan baik, kalau dapat dikerjakan di dalam rangka operasi, kalau otoritas untuk mengerjakannya telah didelegasikan, dan kalau bawahan itu mengerti apa yang diharapkan, maka sedikit dari waktu atasannya yang diperlukan.

4.    Teknik –teknik komunikasi. Kefektifan  teknik-teknik komunikasi yang digunakan juga mempengaruhi rentang  manajemen. Standar tujuan mengenai pengawasan adalah sarana komunikasi. Kalau setiap rencana harus dikomunikasikan dengan kontak pribadi  dan setiap perubahan organisasi harus dikomunikasikan secara lisan, maka waktu manajer jelas akan terlalu dibebani.

Prinsip yang benar dari rentang manajemen adalah bahwa  ada  batas dalam  setiap kedudukan manajerial dari jumlah orang-orang yang dapat dimanajemeni dengan efektif oleh seseorang, tetapi jumlah tepatnya dalam setiap  kasus akan berbeda sesuai dengan pengaruh variabel dasar dan pengaruhnya pada dasar keperluan tertentu, waktu dari untuk manajemeni secara efektif. Hal ini bertujuan untuk membimbing para manajer menuju kemampuan memanajemeni lebih banyak bawahan dan menyedehanakan organisasi.