Analisis Sistem Informasi

Inisiasi 1

Pengolahan Data dan Informasi

Data dan informasi sudah menjadi hal yang sangat umum untuk digunakan diberbagai tujuan, baik dalam pengetahuan, pengambilan keputusan, bahkan untuk tujuan hiburan.

Sebagai sebuah pengantar, pada pertemuan kali ini kita akan membahas 3 (tiga) pokok bahasan yaitu latar belakang pengolahan data dan informasi, konsep data dan informasi; proses pembuatan informasi dari data.

Pengertian Data dan Informasi

Pengertian data dan informasi banyak sekali dikemukakan para ahli, tetapi secara umum dapat diambil sebuah pengertian bahwa data adalah sekumpulan fakta atau peristiwa atau lambang yang masih bersifat mentah dan belum dapat dimanfaatkan. Data terbentuk dari karakter yang bisa berupa huruf alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, # dan /. Sedangkan pengertian informasi adalah sekumpulan data, kenyataan, atau bentuk yang diolah agar dapat memiliki kegunaan, baik untuk sumber pengetahuan maupun sebagai dasar pengambilan keputusan bagi individu dan atau organisasi yang menerimanya, kemudian bisa diartikan bahwa informasi tidak terbentuk dengan sendirinya, tetapi harus ada sebuah kegiatan atauusaha yang dilakukan secara sengaja untuk membentuknya dari sekumpulan data, menerimanya agar memiliki kegunaan. Bernilai atau tidaknya sebuah informasi ditentukan apakah informasi memberikan manfaat yang lebih besar daripada biaya yang dikelurkan untuk pengambilan sebuah keputusan

Kualitas dan Fungsi Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu relevansi, akurasi dan ketepatan waktu. Akurasi informasi dapat dipelihara atau terganggu oleh beberapa hal, yaitu: kelengkapan informasi, yaitu informasi yang merupakan satu kesatuan utuh dan menyeluruh, kebenaran informasi yang dapat dilihat dari kesesuaian informasi dengan perhitungan-perhitungan dalam proses pembuatannya., keamanan informasi yang berarti bahwa informasi yang ditujukan untuk pihak tertentu hanya dapat diakses oleh pihak yang memang menjadi tujuannya.

Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya informasi yang terkandung dalam sebuah laporan. Pada dasarnya usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi dua kelompok yaitu: usia informasi berdasarkan data kondisi dan usia informasi berdsarkan data operasi

Fungsi utama informasi, dalam konteks sistem informasi, adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian dari pengguna. Informasi yang disebarluaskan kepada pengguna merupakan hasil masukan (input), data, proses, dan luaran (output) dalam suatu model keputusan. Dalam suatu pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat meningkatkan kemungkinan yang pasti, dan mengurangi variasi pilihan.

Proses Pembuatan Informasi dan Data

Pada prinsipnya, data adalah bahan mentah yang harusdimanipulasi dan ditempatkan pada konteks makna yang berarti sebelum berguna bagi penerimanya. Untuk memperoleh data, dan untuk menghasilkan kesimpulan yang bermakna, harus disajikan beberapa kombinasi pengoperasian data. Terdapat sepuluh pengoperasian dasar yang akan menghasilkan kesimpulan yang bermakna yang dapat diidentifikasi dalam setiap sistem informasi. Cara kerja pengoperasian data pada system informasi adalah sama dengan cara kerja mesin yang sederhana yang dijelaskan oleh ilmuwan fisika. Kenyataannya, sebuah mesin yang kompleks terdiri dari mesin-mesin yang sederhana, begitu juga sistem informasi yang kompleks terdiri dari beberapa kombinasi pengoperasian data yang sederhana. Pengoperasian tersebut adalah:

1.Pencatatan. Pengoperasian ini merujuk pada pencatatan data dari kejadian atau kondisi dalam bentuk seperti lembar penjualan, lembar personel, pemesanan barang dan sebagainya.

2.Pengujian. Pengoperasian ini merujuk pada pengecekan atau pengabsahan data untuk menjamin bahwa data tersebut tercatat dengan benar.

3.Pengelompokan. Pengoperasian ini menempatkan elemen data pada kategori yang spesifik yang memiliki arti bagi pengguna.

4.Pengaturan/pengurutan. Pengoperasian ini menempatkan elemen data pada suatu kekhususan atau urutan tertentu.

5.Penyingkatan. Pengoperasian ini mengkombinasikan kumpulan elemen-elemen data satu sama lain dalam dua cara. Pertama, penyingkatan untuk mengumpulkan data secara matematis, Kedua, penyingkatan untuk mengurangi data berdasarkan logika,

6.Penghitungan. Pengoperasian ini memerlukan manipulasi aritmatik dan atau logis.

7.Penyimpanan. Pengoperasian inimenempatkan data pada beberapa media penyimpanan, seperti kertas, microfilm, pita kaset, disket CD-rom, yang bukan saja dapat menyimpan data tetapi juga dapat melakukan proses pengambilan data jika diperlukan.

8.Pengambilan. Pengoperasian ini memerlukan akses pencarian dan perolehan kembali elemen data yang spesifik dari medium di mana data tersebut tersimpan.

9.Penggandaan. Pengoperasian ini meniru data dari satu medium kepada medium lainnya, atau pada posisi lain dari medium yang sama.

10.Penyebaran/pengkombinasian. Pengoperasian ini mentransfer data dari satu tempat ke tempat lain.

Pengolahan data menjadi informasi dapat melalui empat metode, yaitu (1) manual, (2) elektromekanik, (3) perlengkapan punched card (kartu pencatat), dan (4) komputer elektronik (termasuk di dalamnya penggunaan CD-rom).

Untuk memahami kemampuan/kinerja metode pengolahan data perlu memperhatikan: penanaman modal awal; persiapan; konversi; kebutuhan; kecepatan pengolahan; kemampuan penghitungan; kontrol pengolahan; pendeteksian kesalahan otomatis; kemampuan pembuatan keputusan; degradasi sistem dan tingkat otomasi.

Pengadaan informasi memerlukan biaya. Pertimbangan biaya dalam sebuahpengolahan informasi dapat memperhatikan: harga perangkat kerasnya; harga perancangan dan penerapan analisis sistem; harga untuk faktor kendali lingkungan; harga suatu konversi; dan harga pengoperasian.

Selain harga, nilai informasi perlu juga mendapat perhatian analis sitem, yaitu menyangkut pada: aksesibilitas, kelengkapan, keakuratan, ketepatan, singkat waktu, kejelasan, kelenturan, kemampuan diuji, kebebasan dari bias; dan dapat dihitung.

 Inisiasi 2

SISTEM INFORMASI

Sebuah sistem informasi pada hakekatnya merupakan sustu sistem yang memiliki komponen-komponen atau sub – sub sistem untuk menghasilkan informasi.

Sebuah sistem terdiri dari berbagai unsur yang saling melengkapi dalam mencapai tujuan atau sasaran. Unsur-unsur yang terdapat di dalam sistem ini disebut sub sistem. Sub sistem ini harus selalu berhubungan dan berinteraksi sehingga sistem dapat bekerja secara efisien dan efektif.

Sebuah sistem juga mempunyai sesuatu yang lebih besar ruang lingkupnya yang disebut dengan supra system. Sebagai contoh, jika sekolah dipandang sebagai sebuah sistem, pendidikan adalah supra sistem dan siswa adalah sub sistemnya. Demikian juga jika perusahaan adalah sebuah sistem, industri adalah supra sistem dan pemasaran adalah sub sistemnya.

ANALISIS KELAYAKAN SISTEM INFORMASI

Di dalam mengembangkan sebuah sistem informasi. ada beberapa kategori dalam melakukan analisis kelayakan sistem informasi yaitu:

(1) Kelayakan teknis,

(2) Kelayakan Operasional, dan

(3) Kelayakan Ekoonomis

Konsepsi Sistem

Pengertian sistem bergantung pada latar belakang cara pandang orang yang mendefinisikannya. Menurut hukum, sistem dipandang sebagai kumpulan aturan-aturan yang membatasi, baik oleh kapasitas sistem itu sendiri maupun lingkungan di mana sistem itu berada, untuk menjamin keserasian dan keadilan. Menurut engineering, sistem dipandang sebagai proses masukan (input) yang ditransformasikan menjadi keluaran (output). Matematikawan memandang sistem sebagai perangkat persamaan-persamaan simbolik dengan karakteristik tertentu, sedangkan menurut orang awam, sistem dipandang sebagai cara atau metode untuk mencapai tujuan.

Secara singkat dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan objek-objek yang saling berinteraksi dan bekerja bersama-sama dalam suatu lingkungan yang kompleks untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi itu sistem dapat mencakup lima hal, yaitu:

1.elemen–elemen atau bagian-bagian;

2.adanya interaksi antarelemen atau bagian;

3.adanya suatu pengikat elemen atau bagian menjadi suatu kesatuan;

4.berada dalam suatu lingkungan yang kompleks;

5.terdapat tujuan bersama, sebagai hasil akhir.

Konsepsi sistem adalah penyajian komponen-komponen pembentuk sistem ke dalam suatu definisi yang mantap. Konsepsi sistem merupakan awal studi sistem yang selanjutnya akan didesain dan dievaluasi. Konsep sistem memiliki beberapa aspek yang mempunyai makna untuk tujuan tertentu. Aspek-aspek tersebut dipergunakan untuk menjelaskan suatu objek atau realita agar dapat disebut sistem. Aspek-aspek tersebut berupa pertanyaan. (Simatupang, 1995):

1.Apa saja unsur-unsur sistem itu?

2.Apakah tujuan sistem itu?

3.Apa yang dilakukan untuk mencapai tujuan itu?

4.Apa sajakah yang diproses oleh sistem itu?

5.Apa yang dihasilkan (output) proses itu?

6.Apa ukuran keberhasilan proses itu?

Kerangka dasar sistem dapat digambarkan dengan formula sebagai berikut.

Gambar 2.2.

Kerangka Dasar Sistem

Bila sistem beroperasi dalam situasi tertentu, formula di atas berkembang menjadi seperti tampak pada gambar berikut.

Gambar 2.3.

Kerangka Sistem

Setiap sistem ini merupakan subsistem dari sistem yang lebih besar. Berikut ini contoh bentuk hubungan antarsubsistem.

Hubungan Subsistem Seri

Hubungan Subsistem Paralel

d.Klasifikasi Sistem

Satu cara untuk mengklasifikasi sistem didasarkan pada dua kriteria, yaitu:

1.Tingkat keterdugaan (prectability). Kriteria ini dibagi menjadi dua, yaitu deterministik dan probabilistik.

2.Tingkat kerumitan (complexity). Kriteria ini terdiri dari tiga hal: sederhana, rumit dan sangat rumit.