PANDUAN PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JRA ( Jadwal Retensi Arsip)
PANDUAN PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JRA ( Jadwal Retensi Arsip)
Kegiatan pemindahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip dilakukan untuk mengurangi arsip yang tersusun dengan baik di unit kerja dalam suatu instansi atau perusahaan. Arsip yang dipindahkan adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah jarang sehingga perlu dipindahkan ke tempat penyimpanan lain, seperti Pusat Arsip. Untuk melakukan kegiatan ini berikut ditampilkan unit-unit yang terlibat serta peralaatn yang diperlukan
a. Unit Pengolah
Adalah satuan kerja pada Lembaga Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan tugas dan fungsinya.
Mahasiswa dapat melakukan praktik kerja penyusutan arsip pada Unit–unit Pengolah di lingkungan Pencipta Arsip (tempat mahasiswa melaksanakan praktik kerja) apabila Unit Pengolah akan memindahkan arsip-arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records Center) yang menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan.
b. Unit Kearsipan
Adalah satuan kerja pada Lembaga Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola arsip inaktif dan membina arsip aktif di lingkungan Lembaga Pencipta yang bersangkutan.
Mahasiswa dapat melakukan praktik kerja penyusutan arsip pada Unit–unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip (tempat mahasiswa melaksanakan praktik kerja) yang akan melaksnakan kegiatan penyusutan arsip (pemusnahan arsip dan/atau penyerahan arsip statis) yang tersimpan pada Pusat Arsip (Records Center) dan/atau terhadap arsip telah yang menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan.
Peralatan dan Bahan
a. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
b. Formulir Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan
c. Formulir Daftar Pertelaan Arsip yang Dimusnahkan
d. Formulir Daftar Pertelaan Arsip Statis
e. Formulir Berita Acara Pemindahan Arsip
f. Formulir Berita Acara Pemusnahan Arsip
g. Formulir Berita Acara Serah Terima Arsip Statis
h. Sampul Pembungkus Arsip/Folder
i. Boks Arsip
j. Label.
Berikut ini pentahapan dalam melakukan penyusutan arsip berdasarkan JRA
1. Memeriksa susunan penyimpanan arsip, pada tahap ini Anda melakukan pengecekan mengenai susunan penyimapanan arsip yang sudah terklasifikasi
2. Meninjau / mengecek jadwal retensi yang sudah ada, dalam jadwal retensi arsip ini mencantumkan uraian tentang jangka simpan arsip aktif maupun inaktif, juga kolom keterangan yang menjelaskan nasib akhir dari sebuah arsip.
3. Penyeleksian
Setelah Anda mencermati formulir jadwal retensi arsip, selanjutnya Anda melakuka seleksi arsip. Dengan hasil penyeleksian berdasarkan jadwal retensi arsip, maka arsip yang inaktif mulai dipindahkan Pusat Arsip.
4. Meneliti retensi arsip yang telah selesai masa simpan aktifnya dengan merujuk kepada Jadwal Retensi Arsip;
5. Mendaftar arsip yang akan dipindahkan pada Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan.
Dalam melakukan pemindahan arsip inaktif, mahasiswa menggunakan Formulir Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan.
Contoh Formulir Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan, seperti di bawah ini.
6) Menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip dan membungkusnya dengan sampul pembungkus/folder.. Boks arsip yang digunakan dapat berukuran besar (20 x 27 cm) atau kecil (10 x 27 cm).
7) Boks yang telah terisi arsip kemudian diberi label. Label boks arsip memuat informasi mengenai antara lain: Nama Instansi Pencipta Arsip, Unit Pengolah/Kerja, Tahun Arsip, Nomor Boks Nomor Arsip.
8) Mengkoordinasikan pemindahan arsip dengan Unit Kearsipan.
9) Melaksanaka pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, disertai dengan Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif.
10)Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah/Kerja dan Unit Kearsipan.
11)Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dan Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan dibuat masing-masing rangkap 2 (dua) . Lembar ke-1 untuk Unit Pengolah/Kerja sebagai pengganti arsip yang dipindahkan, dan lembar ke-2 diberikan kepada Unit Kearsipan sebagai bukti pemindahan arsip inaktif .
Dalam melakukan kegiatan pemindahan arsip inaktif, mahasiswa harus menggunakan Formulir Berita Acara Pemindahan Arsip.
Kegiatan pemindahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip dilakukan untuk mengurangi arsip yang tersusun dengan baik di unit kerja dalam suatu instansi atau perusahaan. Arsip yang dipindahkan adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah jarang sehingga perlu dipindahkan ke tempat penyimpanan lain, seperti Pusat Arsip. Untuk melakukan kegiatan ini berikut ditampilkan unit-unit yang terlibat serta peralaatn yang diperlukan
a. Unit Pengolah
Adalah satuan kerja pada Lembaga Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan tugas dan fungsinya.
Mahasiswa dapat melakukan praktik kerja penyusutan arsip pada Unit–unit Pengolah di lingkungan Pencipta Arsip (tempat mahasiswa melaksanakan praktik kerja) apabila Unit Pengolah akan memindahkan arsip-arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records Center) yang menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan.
b. Unit Kearsipan
Adalah satuan kerja pada Lembaga Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola arsip inaktif dan membina arsip aktif di lingkungan Lembaga Pencipta yang bersangkutan.
Mahasiswa dapat melakukan praktik kerja penyusutan arsip pada Unit–unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip (tempat mahasiswa melaksanakan praktik kerja) yang akan melaksnakan kegiatan penyusutan arsip (pemusnahan arsip dan/atau penyerahan arsip statis) yang tersimpan pada Pusat Arsip (Records Center) dan/atau terhadap arsip telah yang menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan.
Peralatan dan Bahan
a. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
b. Formulir Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan
c. Formulir Daftar Pertelaan Arsip yang Dimusnahkan
d. Formulir Daftar Pertelaan Arsip Statis
e. Formulir Berita Acara Pemindahan Arsip
f. Formulir Berita Acara Pemusnahan Arsip
g. Formulir Berita Acara Serah Terima Arsip Statis
h. Sampul Pembungkus Arsip/Folder
i. Boks Arsip
j. Label.
Berikut ini pentahapan dalam melakukan penyusutan arsip berdasarkan JRA
1. Memeriksa susunan penyimpanan arsip, pada tahap ini Anda melakukan pengecekan mengenai susunan penyimapanan arsip yang sudah terklasifikasi
2. Meninjau / mengecek jadwal retensi yang sudah ada, dalam jadwal retensi arsip ini mencantumkan uraian tentang jangka simpan arsip aktif maupun inaktif, juga kolom keterangan yang menjelaskan nasib akhir dari sebuah arsip.
3. Penyeleksian
Setelah Anda mencermati formulir jadwal retensi arsip, selanjutnya Anda melakuka seleksi arsip. Dengan hasil penyeleksian berdasarkan jadwal retensi arsip, maka arsip yang inaktif mulai dipindahkan Pusat Arsip.
4. Meneliti retensi arsip yang telah selesai masa simpan aktifnya dengan merujuk kepada Jadwal Retensi Arsip;
5. Mendaftar arsip yang akan dipindahkan pada Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan.
Dalam melakukan pemindahan arsip inaktif, mahasiswa menggunakan Formulir Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan.
Contoh Formulir Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan, seperti di bawah ini.
6) Menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip dan membungkusnya dengan sampul pembungkus/folder.. Boks arsip yang digunakan dapat berukuran besar (20 x 27 cm) atau kecil (10 x 27 cm).
7) Boks yang telah terisi arsip kemudian diberi label. Label boks arsip memuat informasi mengenai antara lain: Nama Instansi Pencipta Arsip, Unit Pengolah/Kerja, Tahun Arsip, Nomor Boks Nomor Arsip.
8) Mengkoordinasikan pemindahan arsip dengan Unit Kearsipan.
9) Melaksanaka pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, disertai dengan Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif.
10)Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah/Kerja dan Unit Kearsipan.
11)Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dan Daftar Pertelaan Arsip Inaktif yang Dipindahkan dibuat masing-masing rangkap 2 (dua) . Lembar ke-1 untuk Unit Pengolah/Kerja sebagai pengganti arsip yang dipindahkan, dan lembar ke-2 diberikan kepada Unit Kearsipan sebagai bukti pemindahan arsip inaktif .
Dalam melakukan kegiatan pemindahan arsip inaktif, mahasiswa harus menggunakan Formulir Berita Acara Pemindahan Arsip.
Comments
Post a Comment